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여름, 그리고 여행. 그 시작에는 늘 한국관광공사가 있습니다. 어느새 짙어진 초록을 뿜어내는 신록을 따라 탁 트인 고속도로를 달리다 보면 원주혁신도시의 정갈한 모습을 만나게 됩니다. 공공기관들이 어깨를 나란히 하는 이 곳 한 가운데에 유난히 웅장한 모습을 자랑하는 건물을 발견하게 되는데요. 그곳이 바로 한국관광공사의 보금자리입니다.

■ 변화의 시작은 역시 비즈플레이와 함께

한국관광공사는 올해 1월부터 약 3개월 간의 준비과정을 마치고 전사적으로 비즈플레이 경비지출관리 시스템을 도입했습니다. 기존의 경비지출 프로세스에서는 카드 사용 후 영수증을 스캔하여 파일로 첨부하는 작업이 필수였습니다. 더불어 지출결의를 작성하여 영수증 원본과 함께 재경팀에 제출하는 과정까지 거쳐야 했습니다. 과거에 비해 사용 건수가 크게 증가해 월 5천 건에 육박하고, 사업비 규모 또한 점차 커지는 현실에서 이러한 옛날 방식의 경비지출관리는 현재의 상황과 동떨어진 구식의 것이었습니다.

어려움은 재경팀도 마찬가지였습니다. 법인카드 사용 시 건 별로 재경팀에 직접 제출해야 했으므로 서류 제출 기한을 넘기는 일이 빈번했고, 그로 인해 마감은 늘 지연되었습니다. 전표를 출력하여 하나하나 검토해서 확인 도장 날인을 하여 다음 결재 단계로 넘기는 과정의 불편함도 컸습니다. 영수증을 보관해야 하는 서류철 또한 많은 공간을 차지하여 이래저래 직원들 사이에 불만의 목소리가 커지고 변화를 촉구하기 시작한 것이 비즈플레이를 도입하게 된 계기라고 합니다.

■ 업무환경이 3단계는 업그레이드 된 것 같아요.

비즈플레이 도입 후 가장 큰 변화는 법인카드의 사용 방식입니다. 기존에는 300여장의 법인카드를 부서 단위로 사용하였습니다. 비즈플레이 도입 이후에는 개인에게 법인카드를 지급하여 사용자 지정이 가능해진 상태입니다. 현재 700여장의 개인법인카드를 사용하고 있는데 부서 단위의 카드를 사용할 때와 비교하면 카드 관리 업무 효율성이 눈에 띄게 증대된 상태라고 합니다.  
“개인법인카드를 사용하니 너무 편합니다. 언제든 사용자의 필요에 따라 적재적소에 사용할 수 있고 누가 가져갔는지 왜 가져갔는지 혼동할 염려도 없죠. 분실 위험도 많이 줄어서 전보다 훨씬 관리가 잘 되고 있다는 느낌을 받습니다.”
 카드 사용 후 원본 영수증을 스캔하고 따로 모으는 작업과 직원이 직접 재경팀에 찾아가서 제출해야 하는 불필요한 걸음이 사라졌다는 점이 무엇보다도 좋은 점입니다. 한국관광공사는 현재 직원들의 경비 영수증 제출 및 지출결의에 할애하는 시간이 과거에 비해 50% 가량 단축되었다고 보고 있습니다. 또 모바일 사용 환경의 직관성이 높아  간단하게 입력이 가능하고 사용이 편한 것도 매우 만족스럽다고 합니다.

■ 재택근무도 거뜬하죠. ‘뉴노멀시대’에 어울리는 솔루션

그렇다면 재경팀 입장에서 가장 좋은 점은 무엇이었을까요. 먼저 기존의 프로세스를 살펴보겠습니다. 카드를 사용한 직원이 원본영수증과 지출결의서를 직접 가져오면 재경팀 담당자가 그것을 받습니다. 담당자는 이를 확인하여 전자 승인을 거쳐 전표를 출력하고, 도장 날인 과정을 거칩니다. 이 전표는 다시 사용 순서대로 정리되고 중간중간 추가 서류가 오면 수작업으로 맞는 자리를 찾아서 재 정돈 됩니다. 종이 뭉치는 점차 쌓여가고, 마감날 당일까지도 결의서는 밀려 들어오고.. 그야말로 종이에서 눈 돌릴 틈 없는 방식이었던 것이죠.

“확실히 업무시간이 많이 줄어들었어요. 종이로 검토하고 처리할 때는 잔 업무가 많았고 시간도 그만큼 많이 투자해야 했으니까요. 실제적으로 처리할 양이 적더라도 일단 눈 앞에 종이서류들이 쌓여 있으니 체감상으로는 오래 일 해야 한다는 압박감이 있었거든요. 지금은 모니터로 확인하여 클릭 몇 번으로 넘기면 되니 너무 편해졌습니다. 마감 날짜도 10일이나 앞 당길 수 있게 되었어요.”

이처럼 비즈플레이와 함께 재경팀의 업무 환경에 많은 변화가 생겼습니다. 가장 두드러진 점은 기존 방식으로는 상상도 할 수 없었던 재택근무가 가능해졌다는 점입니다. 올 봄 코로나 바이러스로 인한 사회적 거리 두기 상황 속에서도 재경팀 담당자는 꼬박꼬박 출근을 해야 했다고 합니다. 직접 지출결의서를 받아서 처리해야 했기 때문에 단 하루만 출근을 미뤄도 책상에 서류가 산더미같이 쌓여 있었기 때문이죠. 하지만 지금은 원본 영수증을 직접 제출해야 하는 대면 프로세스가 없어졌기 때문에 얼마든지 재택근무가 가능합니다. 자동으로 정리된 내역을 모니터로 충분히 확인할 수 있으니 검토 시간도 단축되고, 또 전표출력용으로 사용되던 엄청난 양의 인쇄 용지도 절약할 수 있게 되어 연간 약 5백만원의 비용 절감 효과를 보고 있습니다. 재경팀 또한 만족스럽게 비즈플레이를 사용하고 있는 이유입니다.

“증빙 편철이 없어진 것도 기대이상으로 정말 좋아요. 실제로 비즈플레이 도입 후 기존에 사용하던 문서 보관실 문을 단 한번도 열지 않았는데 이건 저희에겐 정말 놀라운 일이에요. 매일 가야 하는 공간이었는데 이제는 없애도 될 공간으로 인식될 만큼 존재감이 사라졌거든요.”

현재 재경팀은 처리 완료된 서류들을 항상 문서보관실로 가져가서 정리하고, 업무 도중에 필요한 서류가 있다면 일일이 들춰내며 찾아야 했던 과거의 불편함을 완전히 지운 상태입니다. 검색 한 번으로 기존 수작업을 대신하니 급한 일도 바로 처리가 가능하고, 본 업무에 더욱 집중할 수 있는 환경이 갖춰진 것이죠.

■ 회의비 작성도 쉽고 간편하게

한국관광공사가 비즈플레이를 사용하게 되면서 눈에 띄는 또 다른 변화 하나, 바로 회의비와 업무추진비 처리 방식이 달라졌다는 점입니다. 기존에는 팀장 급에서 회의를 진행한 후 그 내용을 따로 메모하여 카드사용 영수증과 함께 부서 직원에게 직접 손으로 전달했다고 합니다. 정작 결의서는 회의에 참석하지 않은 직원이 작성하게 되는 불필요한 과정이 존재하게 된 것이죠. 이 과정에서 회의 내역이 명확하지 않거나 영수증만 넘겨받게 되는 경우가 발생해 난감한 상황이 벌어지기도 했습니다. 지금은 비즈플레이를 통해 회의 내역을 회의 참석자가 직접 작성하고 바로 올리면 끝입니다. 정확성은 높이고, 작성 시간은 확 줄일 수 있게 된 것입니다.

 어느 기업이나 새로운 시스템을 도입한다면 으레 어느 정도의 저항을 예상하기 마련입니다. 그러나 사용이 쉽고 간결한 비즈플레이의 솔루션은 어려움 없이 자연스럽게 녹아 들어 매끄럽게 사용되고 있다고 합니다. 그렇다면 한국관광공사가 생각하는 비즈플레이의 만족도는 어느 정도일까요? 아직은 적응기간임을 감안할 때 비즈플레이의 점수는 10점 만점에 9점! 3개월 만에 이 정도로 정착한 것도 상당히 빠른 속도라고 보고 있으며 기존 업무의 애로사항이 많이 개선되었다는 점, 앞으로의 활용이 더욱 기대된다는 점이 높은 점수의 근거라고 합니다. 
 
업무 시간은 줄이고! 불필요한 서류 보관 공간은 비우고!, 낭비되던 종이 비용 또한 아끼고! 이렇게 보니 비즈플레이 도입을 결정한 한국관광공사에게는 10점 만점에 10점을 드려야 할 것 같습니다.