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굴지의 임플란트 기업 오스템임플란트는 대한민국이 임플란트 강국으로 성장하는데 기여한 바가 큽니다. 치과 의료기기 산업의 불모지였던 척박한 대한민국의 환경 환경속에서 1997년 설립되어 전 세계 28개 법인과 70여개의 국가에 글로벌 판매망을 갖추고 세계 시장을 선도하고 있습니다. 현재 치과의사들이 가장 사용하고 있는 임플란트 브랜드로 자리 잡았으며, 2023년 임플란트 업계 세계 1위를 목표로 치과 재료 와 영상 장비는 물론 치과 진료에 필요한 종합 서비스를 제공하여 세계 치과 산업을 이끌고자 합니다.

전국에서 보내오던 영수증의 압박

오스템임플란트는 기업의 규모만큼이나 경비 지출 관련 업무의 양이 방대합니다. 전국 50여 개의 지점에서 매달 보내오는 영수증 우편물의 양 또한 상당한 수준이었습니다. 사원들이 법인카드를 사용하고 제출하는 영수증과 지출결의서를 관리하는 일은 힘에 부치는 일일 수밖에 없었습니다. 업무 시간은 오래 걸리고 그로 인해 피로도는 높아졌고, 마감이라도 하게 되면 일주일 내내 야근을 해야 했습니다.

“워낙 양이 많아서 업무 시간이 오래 걸렸어요. 특히 마감을 앞두고는 거의 일주일 내내 야근해야 했으니까요. 정확도도
떨어지고 피로감도 과중해서 다른 업무에까지 영향을 끼칠 정도였어요.”

그렇게 비효율적이고 과도한 문서처리 작업에서 벗어나고자 오스템임플란트는 비즈플레이 도입을 결정했습니다. 그리고 지난 해인 2020년 8월 비즈플레이를 도입한 이후로 딱 일년의 시간이 흘렀습니다. 길다면 길고 짧다면 짧은 일 년의 시간 동안 오스템임플란트의 경비 지출 처리 업무는 얼마나 달라졌을까 궁금했습니다. 비즈플레이 출장비 시스템으로 인해 몇 번에 걸친 출장비 처리 업무를 한번에 처리할 수 있게 되었습니다.

마감시간 30% 단축으로 피로도까지 감소

. 단계를 확 줄인 출장비 프로세스
. 인택스로 종이문서 90% 감소 기대
. 쉽고 편리한 모바일 활용성

“우선 업무 시간이 정말 많이 줄었어요. 전에는 SAP에 직접 전표를 작성하고 검토했는데, 이제는 손으로 입력하는 작업이 사라지고 자동으로 경비 지출 데이터가 만들어지니 관리자로서 너무나 편해졌습니다. 현업에서도 영수증을 풀칠하고 지출결의서를 제출하는 과정이 없어져 만족스럽다는 반응입니다.”

하나하나 손으로 데이터를 입력할 때 발생하던 문제들도 거의 사라졌다고 합니다. 숫자 입력의 실수나 승인 건수를 빠뜨리는 누락이 사라지고 전산으로 데이터가 처리되니 정확도가 상당히 올라갔습니다. 전국에서 보내오는 영수증도 사라져 관리자의 업무는 한결 가벼워졌습니다. 마감 시간도 기존 7일에서 5일로 확실히 줄어 들었습니다. 경비지출 처리 업무 전반에 대한 피로도도 상당히 감소했는데 기존의 피로감이 100이었다면 이제는 50 이하로 절반 이상 줄어들었다고 체감하고 있습니다.

단계를 확 줄인 출장비 업무 시스템 

눈에 띄게 달라진 또 하나의 특징은 출장비 처리에 대한 부분이었습니다. 기존 출장비 업무 프로세스는 이러했습니다. 출장자는 출장을 떠나가기 전 먼저 출장 기안을 올립니다. 다녀와서는 보고서를 올리고, 이것이 승인되면 비로소 영수증들을 모아 지출결의서를 제출, 관리 부서는 이것을 처리하고 전표에 입력합니다. 오스템임플란트는 출장비를 정액으로 지급하고 있습니다. 이렇게 정액으로 지급하는 시스템을 새롭게 개발하여 적용한 것도 비즈플레이입니다. 지금은 새롭게 적용된 비즈플레이 출장비 시스템으로 전과 달리 훨씬 간편한 업무 처리가 가능합니다. 출장 신청서와 보고서를 한 번에 처리할 수 있도록 하여 번거로운 절차를 확 줄인 것입니다. 이것이 승인되면 전표 처리는 자동으로 완료됩니다. 두 번 세 번에 걸쳐 결재를 거쳐야 했던 과정을 단 한 번으로 끝낼 수 있게 된 것이죠. 출장 후의 번거로운 업무가 빠르고 간편한 형태로 완전히 달라진 것입니다.

인택스 업무개선에도 기대를 

오스템임플란트는 현재 인택스 서비스 오픈을 앞두고 있습니다. 개발은 이미 완료된 상태이고 내부적으로 손 볼 부분을 점검 중이라고 합니다. 조만간 본사 내부적으로는 물론 전국 지점에서 모여들던 종이 서류들이 완전히 사라지는 날이 올 거라는 기대감을 보이고 있었습니다.

“인택스까지 오픈되면 이제 종이 서류는 거의 90% 이상 사라질 거라고 보고 있어요. 업무 시간은 지금보다도 더 줄어들 것이고, 결산 일정도 빠르게 앞당길 수 있지 않을까 싶습니다.”

늘 타이트하게 진행되던 업무에 여유가 생기기를, 이로 인하여 심리적인 부담감을 줄이고 물리적인 시간까지 아낄 수 있기를 기대하는 것은 어쩌면 당연할지 모릅니다. 반복되는 전표 작업과 수기 입력에 대한 피로감을 해소할 수 있는 좋은 기회가 될 것이기 때문입니다.

그래서, 비즈플레이를 추천합니다.

경비 지출 업무에서 당연하게 여겨지던 종이 영수증과 문서들이 사라진다는 것은 놀라우면서도 낯선 경험일지 모릅니다. 새로운 시스템은 언제나 약간의 혼란을 동반하기 마련이고, 익숙함에서 벗어 나는 과정은 일정 시간의 적응 단계를 요구하기도 합니다. 그렇다면 오스템임플란트도 비즈플레이라는 새로운 시스템을 받아들이기까지 적응 기간이 필요했을까요? 

“워낙 직관성이 좋아서 사용에 어려움은 전혀 없었어요. 처음 사용하는 직원들도 쉽게 받아들였고요. 특히 모바일로 사용이 가능하다는 점이 가장 편리한 부분이었는데요, 핸드폰은 늘 가지고 다니니까요.”

이처럼 타고난 직관성과 편리함으로 별도의 적응 기간이 필요 없다는 것은 비즈플레이만의 경쟁력입니다. 누가, 언제, 어디서 사용해도 전혀 이질감 없이 편하게 이용이 가능합니다. 오스템임플란트가 일 년간 비즈플레이를 사용하면서 느끼는 만족도는 매우 높아 보였습니다. 종이 문서로부터 해방되었다는 점, 업무 시간을 많이 줄일 수 있었다는 점, 업무의 정확도를 높일 수 있다는 점 등이 이를 보여주고 있었습니다. 바로 이런 부분이 비즈플레이를 추천하는 이유 입니다.