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이런 기업들에게 추천합니다!

잦은 해외출장과 국가별 지출방식이 달라 경비 처리가 복잡한 기업
비용 정산할 법인차량을 다수 보유한 기업
A부터 Z까지 사람이 관리하는 방식에서 효율적인 시스템으로 도약을 준비하는 기업

현대종합금속은 1975년 설립 이후 우수한 품질의 용접재료를 생산하고 있는 국내 1위 용접 전문 기업입니다. 각 산업에 적합한 디지털 인버터 용접기 등 최신 용접 장비와 친환경 신규사업인 선박용 BWTS를 공급합니다. 현재 조선, 해양, 중공업, 플랜트, 자동차, 건설, 강관, 친환경에너지 등 여러 산업 전반에 용접 솔루션과 서비스를 제공하고 있습니다. 저는 유승기 현대종합금속 회계팀 차장입니다.

글로벌 제조 기업 특성상 해외 법인과 거래처로 출장이 잦고,100대 이상의 법인 차량을 관리합니다.

현대종합금속은 해외 법인과 공장, 거래처로 출장이 잦은 편입니다. 담당자마다 맡고 있는 국가, 지역도 다릅니다. 그리고 수출영업팀의 출장 시 나라마다 지출방식이 다릅니다. 카드 사용이 되는 나라가 있고, 카드 사용이 어려운 나라가 있습니다. 그래서 출장 시 현지 원화를 지불한 뒤 영수증을 받아 경비처리를 합니다. 또 내수용, 영업용 등 법인 차량을 100대 이상 보유하고 있어 법인세 신고 시 차량마다 전표를 일일이 작성해왔습니다.

도입 전, 월말이면 발 동동 구르는 직원들, 증빙 보관 창고는 이미 포화상태

기존에는 회계 프로그램인 SAP에서 전표를 출력해 뒷면에 증빙을 붙여 직접 결재를 받았습니다.  결재자가 부재중이면 오실 때까지 대기하느라 결재 시간이 오래 걸렸습니다. 월 마감일은 정해져 있는데 결재가 늦어져 곤란한 부분도 있었습니다. 그런데 회장님께서 종이결재를 받느라 종종거리는 직원들의 모습을 유심히 보셨더라고요. 어느 날 “종이결재는 비효율적이다. 직원들이 종이 들고 결재 받으러 다니는 수고를 줄이자.”라고 말씀하셨어요. 그동안 직원들도 생각지 못한 전자증빙 비용관리 시스템을 회장님이 먼저 제안해주신 거죠. 또 결재 후에는 전표와 증빙을 창고에 보관해왔는데 임차 건물을 이용중이다 보니 공간에 한계가 많았습니다. 나중에는 회장님 개인 건물에까지 보관했는데, 방대한 자료가 분산돼 관리에 어려움이 있었죠.

도입 후, 세금계산서 누락 0건! 경비처리에 소요되는 시간과 비용이 모두 절반 이하로 뚝!

2022년 4월 비즈플레이를 도입하면서 우선 수기로 전표를 작성했을 때의 오류가 확실히 개선됐습니다. 사람이 하는 일은 간혹 실수가 발생할 수 있으니까요. 영수증 처리시간은 약 10분에서 5분으로 줄었고, 마감 소요시간은 종이결재로 진행할 때 평균 5일이었던 게 2.5일로 줄었습니다. 종이를 사용하지 않으니 비용 역시 절반 이하로 줄었습니다. 경비처리에 사용되던 시간과 비용이 모두 50%씩 개선되는 획기적인 효과를 거뒀죠. 더불어 현업부서의 세금계산서 누락도 개선됐습니다. 과거에는 회계팀에서 정산처리나 부가세 신고를 할 때 누락을 발견해 급히 현업부서에 공지했습니다. 지금은 비즈플레이의 인택스를 통해 전자세금계산서를 바로 확인하면서 세금계산서 누락 사례가 0건이 됐습니다.

법인세 신고할 때 클릭 몇 번으로 간편 정산 처리!

제조업이다 보니 내수용, 영업용 법인차량이 100대 이상입니다. 이 차량들을 본사에서 직접 관리하고 있는데요. 기존에는 법인세 신고할 때 SAP에서 많은 차량의 전표를 하나하나 입력하면서 유류비를 정리했습니다. 각 차량마다 숱하게 발생하는 전표 100대 분량을 작성하면 시간도 문제지만 실수가 생기지 않을까 일일이 확인하느라 고생이 많았습니다. 하지만 비즈플레이 도입 후에는 법인 차량을 등록만 해 놓으면 일일이 전표를 칠 필요가 없습니다. 사용한 차량을 선택하면 즉시 정산처리 되니까요. 특히 유류비는 한국석유공사 및 티맵 데이터 연동으로 출장일자에 맞는 정확한 금액이 산출돼 투명한 차량 비용관리가 가능합니다.

출장도 차량도 많은 기업의 비용관리는 사람보다는 솔루션에게 맡겨보세요!

월 마감이 몰려 있는 시기에는 전국에서 전표가 한꺼번에 올라오곤 했습니다. 비즈플레이를 사용하기 전에는 지방 사무소에서 증빙서류를 소포로 발송하기도 했는데, 마감일이 지나 소포가 도착해 팀원들이 진땀을 빼기도 했죠. 이제는 전자증빙 비용관리가 되니 소포로 인한 헤프닝도 없고 비효율적 업무시간이 사라졌습니다. 증빙 보관으로 인한 공간 낭비도 없습니다.

무엇보다 처음부터 끝까지 사람이 하던 일에서 효율적인 업무환경으로 진화했다는 데 의미가 있습니다. 비즈플레이 솔루션을 도입하면서 임직원 모두가 좀 더 스마트하게 일할 수 있고, 여유가 생긴 만큼 각자 역량을 키울 수 있으니까요. 우리 조직이 보다 스마트해질 필요가 있다고 느낀다면, 아직도 종이결재를 고수하고 있다면 비즈플레이가 변화에 큰 도움이 될 겁니다.