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OCI는 1959년 설립한 한국의 대표적인 화학·에너지기업으로써 베이직케미칼, 석유화학 및 카본소재, 에너지솔루션 그리고 바이오산업 분야에서 국내 뿐만 아니라 전세계 고객에게 서비스를 제공하고 있습니다. OCI는 ‘글로벌 그린에너지·화학산업의 리더(Global Leading Green Energy and Chemical Company)’라는 비전 하에 기회, 도전, 변화라는 핵심가치를 실천해 나가고 있으며 지속 가능한 발전을 추구하는 전사 경영전략에 따라 경제, 환경, 안전, 사회적 측면에서 OCI의 책임을 다하기 위해 노력하고 있습니다.

■ OCI 경비지출관리 도입배경

OCI는 종이영수증 경비처리를 3년 전 개인형 법인카드 전사 도입과 함께 카드사 데이터를  ERP와 직접 연계하는 방식으로 경비처리 프로세스를 개선하였습니다. 하지만 개선 후 최근까지 이용하면서 현재의 경비지출관리 방식에 여전히 부족함을 느꼈고, 추가적인 개선이 필요했습니다.

1) 완전한 전자적 경비처리

카드사 홈페이지에서 청구내역을 다운받아서 데이터를 수집하고, 부가세 정보 확인을 위해 국세청 휴폐업조회 확인, 그리고 개인카드 및 현금으로 사용한 기타 경비영수증은 종이 보관이 필요했습니다. 그로 인해 모든 직원들은 결의서를 매번 출력해서 제출하고, 회계팀은 그런 자료를 보관하는 등, 경비처리 데이터와 증빙을 이중으로 관리해야 하는 점이 어렵고 불편했습니다.

2) 쉽고 간편한 경비처리

경비지출 처리 시 카드번호별로 지출결의서 생성해야되고 ERP연계도 직접 확인해야 되는 등 경비지출이  불편했습니다. 또한 경비처리 시 많은 입력 항목들로 인해 간혹 실수가 발생하였고 예외사항을 별도 처리했읍니다.  이런 시스템 통제가 안되어서 지출사항 별로 다양한 경비사용 가이드를 권고하고 확인하는 것 또한 어려운 일중에 하나였습니다.

이런 모든 경비처리의 전자화 및 전자증빙이 가능해서 쉽게 접근할 수 있어야 되고 사용자 UI가 쉬워야되고  실수를 통제해야되고 특히 기존 기능과 호환성을 유지하기 위한 다양한 연계 경험도 필요했습니다.

■ OCI가 비즈플레이를 선택한 이유

저희는 기본적으로  경비처리하는 모든 증빙이  전자화 되어야 하고, 업무 다양성을 충족할 수 있어야 하기에 가장 많이 알려진 비즈플레이를 검토했습니다. 비즈플레이는 경비지출관리 전문 솔루션답게 우리가 생각하고 필요로 하던 경비지출관리에 필요한 다양한 기능을 이미 제공하고 있었으며, 무엇보다 많은 기업들이 이용하고 있어 최종 선택하게 되었습니다. 오로지 외부 시스템을 사용하는 것이 처음이었기 때문에 잘 될 수 있을까 걱정도 있었으나, 적극적인 컨설팅으로 빠르게 진행되면서 안심할 수 있었습니다. 도입했던 과정을 살펴보면, 우선 비즈플레이 관리자 기능을통해 ERP에서 사용하는 비용계정과목(용도)와 예산부서 등 기준정보를 세팅하였습니다. 그리고 카드사 EDI 서비스를 통해 모든 법인카드를 확인하고, 직원별로 적합한 업무권한을 설정하였습니다. 이런 과정을 통해 이제는 카드 불출관리도 더 이상 엑셀이 아닌 비즈플레이를 통해 간편하게 관리할 수있게 되었으며, 일정 금액 이상 사용한 지출결의는 미리 설정해 둔 추가 결재선이 자동 적용되어 회사의 경비사용 규정관리도 너무 쉬워졌습니다.  
더불어 지출결의가 완료되면 자동으로 연계된 ERP에 모두 전표로 등록되어, 확정된 경비처리 내역만 경비지급 예정리스트로 출력하여 개인지급계좌로 집행할 수 있게 되었습니다. 또한 직원들은 경비사용 후 모바일을 통해 간단하게 경비처리를 할 수 있고, 기타(간이) 영수증도 찍어서 바로제출하면 법적 효력이 있는 공전소에 자동으로 저장되니,증빙 제출과 보관이 필요 없어져 경비처리가 정말 쉽고 간편해 졌습니다.  그리고 ERP연계도 어렵지 않게 충실한 가이드 및 테스트까지 지원받아서 처음 접한 API 연계방식도 기간내 10여개 업무를 연계했습니다.

■ OCI가 비즈플레이 도입 후기

도입 결정 이후부터 전담 컨설턴트가 우리 회사의 경비처리 프로세스에 대한 이해를 기반으로 기술시연과 ERP 연계 등 적극적인 지원으로 계획했던 기간 내 우리가 원하는 목표 시스템을 구성할 수 있었습니다.   이젠 비즈플레이 사용으로 증빙은 물론 모든 경비지출 내역이 모두 데이터화 되어 쉽게 조회되고 출력할수 있으며, 경비처리 임직원, 재경부, 회계팀 등 모든 부서가 원하는 형태로 경비처리 시스템이 체계화 되어 불편했던 경비처리 업무가 간편해 졌고, 쉽고 직관적인 UI로 새로운 비즈플레이에 적응하는 데 많은 시간이 필요하지 않았습니다. 그리고 보통 2~3주 이상 걸렸던 출장경비 처리가 비플법인카드 모바일앱을 사용하니 깜짝 놀랄 정도로 경비처리시간이 단축되었습니다.   이제는 도입이 완료되었으며 아직도 정기적인 미팅을 통해서 애로사항을 같이 고민하고, 해결방안을 함께 해결하고자 하는 모습을 볼때면 비즈플레이이를 선택한 건 정말 탁월한 선택이었다고 생각하고 있습니다. 정말 감사합니다.